Digitale receptie: Bezoekersregistratie Software die uw Personeel Ontlast

Bezoekersregistratie software is een digitaal systeem dat wordt gebruikt voor het registreren van bezoekers, klanten en medewerkers. De software wordt gedraaid op een scherm of zuil bij de ingang van een pand, vaak de digitale receptie genoemd. In plaats van een papieren logboek of handmatige invoer, biedt bezoekersregistratie software een geautomatiseerde en efficiënte manier om bezoekersgegevens vast te leggen, te beheren en te analyseren. Bezoekers melden zich zelfstandig aan bij aankomst, en melden zich af bij vertrek. Door het registratieproces te automatiseren, heeft u altijd een actueel overzicht van de aanwezige personen in het gebouw.

 

 

Hoe Werkt Digitale Bezoekersregistratie?

 

Een Warm Onthaal door de Digitale Receptie

Klanten, bezoekers, gasten of medewerkers arriveren op uw locatie. Bij binnenkomst worden zij warm welkom geheten door de digitale receptie. Klanten met een afspraak, kunnen optioneel vooraf al geregistreerd worden in het systeem en een (qr) code ontvangen via de mail. Medewerkers en terugkerende bezoekers kunnen een persoonlijke (qr) code verkrijgen waarmee zij standaard kunnen inchecken. Bij aankomst hoeft de qr code alleen gescand of ingevoerd te worden en is de aanmelding voltooid.

Soepele Bezoekersregistratie

Nieuwe bezoekers kunnen hun gegevens (telefoonnummer, e mailadres, etc.) invullen op het scherm en een (qr) code ontvangen of eventueel badges afdrukken. Zodra klanten, bezoekers, gasten en medewerkers het pand weer verlaten, scannen zij simpelweg de (qr) code en melden zij zich af. Zo is uw bezoekersregistratie systeem altijd up-to-date, en heeft u een kloppend overzicht van alle aanwezige personen in het gebouw.

 

Digitale Meldpunt voor Bezorgers

Naast mensen die uw gebouw willen bezoeken, zijn er natuurlijk ook frequent pakket leveranciers en maaltijdbezorgers die iets komen brengen. Ook zij kunnen terecht bij de digitale zuil. Zij hoeven zich dan natuurlijk niet helemaal te registreren, maar geven simpelweg aan voor wat en wie ze komen. De desbetreffende persoon wordt dan op de hoogte gebracht van de bezorging.

 

Van Alle Markten Thuis

Digitale recepties kunnen zo uitgebreid zijn als u maar wilt. Naast het registreren van bezoekers en andere back office taken kunt u ook voor aanvullende functionaliteiten kiezen zoals digitale plattegronden of verschaffing van informatie. De digitale receptie kan een brede reeks taken overnemen en uw personeel op die manier deels ontlasten.

  

Voordelen van de Digitale Receptie

 

1. Efficiëntie

Klanten en bezoekers registreren zichzelf bij de digitale receptie. Dit bespaart tijd en geld ten opzichte van een fysieke receptionist(e). Dit betekent niet dat personeel overbodig wordt. Sommige bedrijven kiezen ervoor om hun panden volledig te voorzien van touchscreen oplossingen, anderen zien het meer als een aanvulling. U kunt er middels digitale registratie voor zorgen dat uw personeel meer tijd en ruimte krijgt voor andere belangrijke taken, of meer de tijd kunnen nemen voor de klant.

 

2. Een Moderne Uitstraling

Een geautomatiseerd en gestroomlijnd bezoekersregistratie systeem kan een goede eerste indruk geven aan gasten. De digitale receptie zorgt ervoor dat bezoekers professioneel worden ontvangen en alle benodigde informatie verkrijgen. De zaken zijn bij u goed geregeld.

 

3. Gestroomlijnde Werkprocessen

Veel geavanceerde bezoekersregistratie systemen kunnen worden geïntegreerd met andere gebruikte systemen binnen een gebouw. Denk aan toegangscontrole, parkeersystemen, een outlook plugin en bedrijfsapps. Met een digitale receptie kunt u ervoor zorgen dat alle processen worden gestroomlijnd en verschillende zaken met elkaar worden verbonden. De digitale receptie is een complete oplossing.

 

4. Duurzaamheid

Bezoekersregistratie werd voorheen handmatig en schriftelijk uitgevoerd. Digitale systemen elimineren de behoefte aan papieren logs en besparen zo veel materiaal. Bovendien kunnen traditionele papieren logboeken rommelig en inefficiënt zijn. Het zoeken en ophalen van informatie is zo veel gemakkelijker.

 

5. Betrouwbaarheid

Bij handmatige registratie is de kans op (spel)fouten groter. Automatisering verkleint het kans op deze fouten en zorgt ervoor dat uw gegevens altijd compleet en kloppend zijn.

 

6. Verbeterde Communicatie

De digitale registratiezuil kan tevens worden gebruikt om belangrijke informatie met bezoekers te delen, zoals veiligheidsregels en huisregels. Normaliter zou deze informatie misschien snel over het hoofd worden gezien. Communicatie met en naar de bezoeker wordt zo ook verbeterd.

 

Doeleinden van Bezoekersregistratie Software

 

Contactgegevens Verzamelen

Met de digitale bezoekersregistratie heeft u altijd een actueel overzicht van alle personen die in uw pand aanwezig zijn. In het CMS kunt u alle gegevens beheren en verschillende bezoekersstromen in kaart brengen. Zo wint u waardevolle informatie in over de frequentie van bezoeken, bezoekerspatronen, verschillende type bezoekers, etc.

 

Naleven van Wet- en Regelgeving

De Arbowet verplicht bedrijven en organisaties om passende maatregelen te nemen om aanwezige personen in het gebouw veiligheid te kunnen garanderen en indien nodig te evacueren. Bezoekersregistratie is geen vereiste, maar kan wel een bruikbare tool zijn om deze verplichting na te komen.

 

Veiligheid Verbeteren

Door te weten wie er op een bepaald moment in het gebouw of terrein is, kunnen organisaties de veiligheid van werknemers, klanten en bezoekers beter waarborgen. Door digitale registratie kan onbevoegde toegang worden voorkomen of snel worden opgespoord.

 

Digitale Gezondheidschecks

Nu gelukkig niet meer zo relevant, maar altijd een handige optie, zijn gezondheidschecks die kunnen worden voltooid op het digitale receptiescherm. Deze zijn verplicht vanuit wetgeving of worden geprefereerd door bedrijven zelf.

 

Belangrijkste Features van Bezoekersregistratie Software

 

1. Aan- en Afmelden met een (QR) Code

Bezoekers ontvangen vooraf of ter plaatse een qr code waarmee ze zich ook bij vertrek weer snel en gemakkelijk kunnen afmelden.

 

2. Identiteitscheck

Indien gewenst, kan bezoekersregistratie software ook identiteitsdocumenten (identiteitskaart, paspoort, rijbewijs) scannen. De slimme software controleert en verifieert deze.

 

3. Voorregistratie

Personen die een gepland bezoek hebben, zoals klanten, kunnen zich vooraf aanmelden en ontvangen de (qr) code per e-mail. Dit maakt het registratieproces nog korter en gemakkelijker.

 

4. Notificaties

Wanneer een verwachte bezoeker of klant is gearriveerd en zich aanmeldt bij de digitale receptie, wordt de host hiervan op de hoogte gebracht per e-mail of sms. De digitale receptie verwijst de klant of bezoeker door of geeft aan dat de host hem komt ophalen.

 

5. Meertaligheid

De digitale receptie kan in meerdere talen worden ingesteld. Dit neemt de taalbarrière weg en zorgt ervoor dat bezoekers afkomstig uit elk deel van de wereld soepel kunnen worden geassisteerd.

 

6. Personaliseerbaarheid

Digitale registratie software kan volledig afgestemd worden op de huisstijl van uw bedrijf. Zo zorgt u ervoor dat uw digitale assistent ook in het bedrijfsplaatje past.

 

7. Ruime Uitbreidingsmogelijkheden

Als u kiest voor maatwerk bezoekersregistratie software, kunt u deze uitbreiden met alle functionaliteiten die u maar wenst. U kiest welke taken moeten worden opgepakt door de geautomatiseerde receptie.

 

Conclusie

Bezoekersregistratie software is een uitstekende oplossing voor bedrijven en organisaties die het aanmeld- registratieproces in hun gebouw willen versnellen en andere receptietaken willen automatiseren. Het is een tijd- en geldbesparende oplossing met oog voor veiligheid en efficiëntie. Het gebruiksvriendelijke CMS biedt een gestructureerd overzicht van alle benodigde bezoekersinformatie en geeft u verschillende bezoekersstromen in kaart te brengen. Bovendien kan de digitale receptie andere terugkerende receptietaken overnemen.

Als u op zoek bent naar een tool om het gehele proces van aankomst tot vertrek efficiënter en soepeler te laten verlopen, is bezoekersregistratie software de perfecte oplossing voor u! Neem contact op met ons team en realiseer de perfecte digitale receptie voor uw bedrijf! Wij helpen u van software tot hardware; van selectie tot installatie.

 

Advies nodig?